Asiakirjajulkisuus ja tietopyynnöt

Rovaniemen koulutuskuntayhtymä REDUn asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei Julkisuuslaissa ole toisin säädetty.

REDUn toimielimien kokousasiakirjat ja hallintopäätökset ovat lähtökohtaisesti julkisia ja niistä annetaan tietoja yksilöidyn tietopyynnön perusteella. Tämä ei koske asiakirjoja, jotka Julkisuuslain 24 §:ssä on säädetty salassa pidettäviksi eikä REDUn tytäryhtiöiden (Santasport Finland Oy ja REDU Edu Oy) asiakirjoja.

Toimielimien julkiset kokousasiakirjat ja julkisesti kuulutettavat hallintopäätökset mm virkojen täyttämisistä ja hankinnoista kuulutetaan REDUn virallisella ilmoitustaululla.

Asiakirjapyynnöistä ja tietojen hausta voidaan periä maksu.

 

Tietoja salassa pidettävistä päätösasiakirjoista voidaan antaa vain päätöksentekijän tai kuntayhtymän johtajan harkinnan mukaan, mikäli tietopyynnössä on esitetty tietojen käyttöön perusteltu käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä tarvittaessa tiedot siitä, miten tietojen suojaus ja salassapito on tarkoitus edelleen järjestää.

Salassa pidettäviksi säädettyjä tietoja annetaan vain tunnistetuille henkilöille (ei anonyymisti).

Salassa pidettäväksi merkityt tiedot saanut henkilö vastaa edelleen tietojen edelleen salassapidosta.

Muista yksilöidä tietopyyntö! Tarvittaessa kysymme tarkentavia lisätietoja ennen tietojen antamista. Voit myös kysyä lisätietoja ennen varsinaista tietopyyntöä.

Suosittelemme, että toimitat tietopyynnön kirjallisesti esim. sähköpostilla, mutta voi tehdä tietopyynnön myös puhelimitse.

Tietoja asikirjoista annetaan lähtökohtaisesti suullisesti tai sähköisesti sähköpostilla tai turvapostilla tai henkilö saa ne paikan päällä nähtäväkseen. Paperille tulostamisesta tai kopioinnista tai kirjepostitse toimittamisesta peritään maksu.

Yleishallintoa koskevat tietopyynnöt:

Sähköpostilla redu@redu.fi

Rovaniemen koulutuskuntayhtymä REDU:
Hallintosihteeri
Tarja Piittisjärvi
Puh. 040 549 6274
Korvanranta 50 (3. kerros)
96300 Rovaniemi

Lapin koulutuskeskus REDU
Johdon sihteeri
Merja Meinilä
Puh. 040 527 9733
Korvanranta 50 (2. kerros)
96300 Rovaniemi

Opiskelijahallintoa koskevat tietopyynnöt:

Opiskelija- ja hakijatietoja koskevat tietopyynnöt.

Sähköpostilla: haku@redu.fi
Puhelimitse: 020 798 4100

Lapin koulutuskeskus REDU / Hakupalvelut
Korvanranta 50 (1. kerros)
96300 Rovaniemi

Lisätietoa:
Opiskelijapalvelupäällikkö
Leila Hurtig
Puh. 040 581 3706

 

Voimaantulo 1.1.2023 alkaen

Maksujen periminen perustuu Rovaniemen koulutuskuntayhtymän hallintosääntöön.

Maksuttomat asiakirjat ja tietoluovutukset

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaan asiakirja antamisesta ei peritä maksua, kun:

  1. asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti.
  2. asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi.
  3. julkinen sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse.
  4.  sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse.
  5.  pyydetyn asiakirja antaminen kuuluu piiriin viranomaisen valvonta-, kuulemis - tai tiedotusvelvoitteen piiriin.

Tietojen maksuttomuuden edellytys on, että asiakirja on yksilöitävissä ja löydettävissä kuntayhtymän asiakirjaluokittelun tai asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä hakutoimintojen avulla.

Lisäksi lunastusmaksua ei peritä seuraavissa tapauksissa:

  1. annettaessa päätös tiedoksi asianosaiselle päätöspöytäkirjalla.
  2. opiskelijalle annettavasta opiskelijatodistuksesta ja opintosuoritusotteesta.
  3. opiskelijalle annettavasta ensimmäisestä tutkinto- tai opintotodistuksesta, kurssitodistuksesta yms.
  4. oman kuntayhtymän palveluksessa olevan viranhaltijan tai työntekijän pyytämästä:
    - työtodistuksesta,
    - palkkatodistuksesta,
    - asiakirjasta, jota tarvitaan virka- tai työsuhteesta johtuvan eläkkeen tai muun edun hakemista varten.
  5. REDUn luottamushenkilöiltä asiakirjoista, jotka toimitetaan luottamustehtävän hoitamista varten.
  6. luottamuselimen kokoonpanoa koskevien yhteystietojen antamisesta, mikäli kysymyksessä on yksilöity pyyntö.
  7. REDUn oman yksikön tietopyynnöstä.

Tutkinto- ja koulutodistusten kaksoiskappaleen kirjoittamisen tai kopiontien maksuista päättää kuntayhtymän johtaja hallintosäännön 13 §:n mukaisesti. Näistä löydät lisätietoa sivulta: Valmistumispäivät ja todistukset.

Tavanomaisen asiakirjan/tiedon antaminen

Tavanomaisena asiakirjapyyntönä pidetään sellaisen asiakirjan luovuttamista, joka on kokonaan julkinen tai josta salassa pidettävät osat ovat vaivatta poistettavissa. Asiakirjan on oltava lisäksi yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen käytössä olevan asiakirjaluokittelun ja asiakirjan tunnisteen avulla tai sähköisesti yllä pidetyn rekisterin hakutoimintojen avulla. Kun kyse on tavanomaisesta asiakirjapyynnöstä, tiedon esille hakemisesta ja salassa pidettävien osien poistamisesta aiheutuneita kustannuksia ei peritä. Tiedot voidaan antaa kopiona, tulosteena, teknisen käyttöyhteyden avulla ja muuten sähköisesti.

Pöytäkirjan ote tai asiakirjan jäljennös (A4):

  • ensimmäiseltä sivulta 5,00 € / asiakirja
  • kultakin seuraavalta samaa asiakirjaa koskevalta sivulta 2,50 € / sivu.

Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antaminen

Erityistoimenpiteitä vaativia ovat tilanteet, joissa asiakirjan esille haku ei ole mahdollinen tavanomaisilla keinoilla. Pyydetty asiakirja-aineisto on laaja tai asiakirjojen määrästä riippumatta, siinä on paljon asiakirjan eri osissa sa-lassa pidettävää tietoa, asiakirjan tuottaminen annettavaan muotoon vaatii tavanomaista enemmän työtä. Erityistoimenpiteitä vaativia ovat lisäksi tilanteet, joissa tarvitaan erityisiä automaattisen tietojenkäsittelyn haku-, seu-lonta-, yhdistely- ja tulostusominaisuuksia.

Asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään aikaan perustuva maksu tiedonhaun vaativuuden mukaan:

  • Normaali tiedonhaku (työaika alle 2 h), 50,00 € / tunti
  • Vaativa tiedonhaku (työaika 2-5 h), 70,00 € / tunti
  • Perusmaksun lisäksi peritään kultakin sivulta, 1,00 € / sivu, värikopiona 2,00 € / sivu.

Tiedonhaun maksullisuudesta  ilmoitetaan tietopyynnön esittäjälle, ennen kuin tiedonhakuun tai kopiointia aloitetaan.

Postimaksut

Kun asiakirjoja lähetetään tai palautetaan postitse, peritään jokaisesta lähetyksestä postimaksu voimassaolevan postihinnaston mukaisesti.

Postimaksua ei peritä, jos asiakirjasta ei peritä lunastusmaksua.