Ilmoituskanavat

Jokainen meistä REDUn oppilaitos- ja työyhteisössä toimivista voi tehdä havainnon toiminnan puutteista, poikkeamista, rikkomuksista tai epäeettisestä toiminnasta.

Havaintosi voi koskea, turvallisuutta, tietoturvaa, tietosuojaa, lakien ja ohjeiden noutamista jne.

Ilmoittamalla havaintosi, autat meitä korjaamaan ja parantamaan toimintaamme laatua ja oppilaitos- ja työyhteisöstämme entistä viihtyisämmän ja turvallisemman.

REDUlla on käytössä erilaisia ilmoituskanavia ja palautelomakkeita, joilla voit ilmoittaa tekemäsi havainnon.

Kiireellisissä ja välittömiä toimenpiteitä koskevissa asioissa pyydämme ottamaan suoraan toiminnasta vastaavaan

Havainnosta ilmoittaminen

Ilmoita tekemästäsi havainnosta aina ensin kyseisestä toiminnasta vastaavalle johdolle tai esihenkilölle.

Jos kyse on turvallisuus-, kiinteistö-, ICT-, tietoturva- tai tietosuoja-asiasta, ilmoita havaintosi:

Voit tehdä myös ilmoituksen havainnostasi käyttäen myös alla esitettyjä ensisijaisia ilmoitus- ja palautekanavia.

Ensisijaiset ilmoitus- ja palautekanavat

REDUssa on käytössä useita ensisijaisia ilmoitus- ja palautelomakkeita:

Vakavassa lainsäädännön tai ohjeistuksen rikkomistapauksessa tai epäeettisen toiminnan ilmoittamisessa voit käyttää myös REDUn sisäistä ilmoituskanavaa, jonka tiedot ja ohjeet löydät alta.

REDUn sisäinen ilmoituskanava

REDUn sisäinen ilmoituskanava on tarkoitettu REDUn sisäisille toimijoille sellaisten havaintojen ilmoittamiseen, missä on kyse vakavasta lainsäädännön tai ohjeistuksen rikkomuksesta tai epäeettinen toiminta.

Sisäisellä ilmoituskanavalla annettujen ilmoitusten käsittely kestää viikoista jopa kuukausiin (3–6 kk), joten se ei ole oikea paikka tehdä kiireellisiä ja välittömiä korjaavia toimenpiteitä vaativia ilmoituksia. Niistä tulee ilmoittaa toiminnasta vastaavalle suoraan tai käyttää edellä esitettyjä ensisijaisia ilmoitus- ja palautekanavia.

REDUn sisäinen toimija?

REDUn sisäistä ilmoituskanavaa voit käyttää, jos olet:

  • REDUn henkilökuntaa tai olet hakijana REDUn palvelukseen,
  • REDUssa harjoittelija, siviilipalvelustasuorittavana tai vapaaehtoistyöntekijänä,
  • REDUn yhtymähallituksen, -yhtymäkokouksen tai -tarkastuslautakunnan jäsen tai puheenjohtaja,
  • REDUn opiskelija tai olet koulutukseen hakija,
  • REDUn alaikäisen opiskelijan huoltaja,
  • REDUn sopimustoimittaja tai yhteistyökumppani,
  • REDUn työelämässä oppimiseen ohjaamiseen tai näyttöihin osallistunut henkilö,
  • REDUn kanssa sopimusneuvottelussa mukana ollut henkilö tai
  • REDUn kiinteistössä vuokralla toimiva henkilö.

Henkilötietojen käsittely

REDUn ilmoituskanavalla voit antaa ilmoituksia vain nimellä.

Anonyymejä ilmoituksia emme käsittele!

Tarvitsemme myös yhteystietosi, jotta voimme vastata sinulle miten käsittelemme ilmoituksen ja mihin toimenpiteisiin ryhdymme mahdollisesti ilmoituksen perusteella.

Ilmoittajansuojelu

Suojelemme ilmoittajaa. Vain ilmoituksen vastaanottava REDUn eettisen toimikunnan jäsenet tietävät ilmoittajan henkilöllisyyden.

Tietosuojaseloste

REDUn sisäisen ilmoituskanavan ilmoituksen tulee koskea vakavaa rikkomusta, joka on tapahtumahetkellä voimassa olevan lainsäädännön tai lainsäädännön perusteella annetun ohjeistuksen tai periaatteiden vastaista tai epäeettistä ja sen tulee lisäksi:

  • olla säädetty rangaistaviksi,
  • voi johtaa seuraamusmaksuun,
  • voi vaarantaa yleisen edun toteutumista tai
  • voi vaarantaa REDUn mainetta tai taloutta.

Ilmoituksen tulee koskea myös REDUn eli Rovaniemen koulutuskuntayhtymä REDUn toimintaa eli:

  • Lapin koulutuskeskus REDUn,
  • Lapin Urheiluopiston,
  • Lapin kesäyliopiston,
  • REDUn sisäisten palvelujen toimintaa tai
  • REDUn konsernihallintoa.

REDUn konserniyhtiöitä (REDU Edu Oy ja Santasport Finland Oy) koskevia ilmoituksia et voi tehdä REDUn sisäisellä ilmoituskanavalla emmekä käsittele niitä. Emme myöskään välitä konserniyhtiöille REDUn sisäisellä ilmoituskanavalla tehtyjä ilmoituksia. Konserniyhtiöitä koskevissa asioissa käytä oikeuskanslerin viraston keskitettyä ilmoituskanavaa.

Ilmoituslomake

REDUn sisäisen ilmoituskanavalla voit ilmoittaa havaintosi käyttäen ohjeista lomaketta.

Ilmoituslomake


Ilmoituksen käsittelyn seuranta

Saat ilmoituksen lähetettyäsi sähköpostiisi tai puhelimitse tiedon käsittelyn etenemisestä.

Voit myös seurata käsittelyn etenemistä seurantasivustolla ilmoituksen lähettämisen jälkeen saamallasi salasanalla.

Seurantasivun osoite on:
https://new.webropolsurveys.com/WB/Login

Mikäli olet hukannut seurantasivun salasanan, saat tietoa ilmoituksesti käsittelystä VAIN ottamalla yhteyttä REDUn eettiseen toimikuntaan sähköpostitse osoitteeseen ilmoituskanava@redu.fi. Uutta salasanaa emme voi antaa.

Huom! Annamme tietoa käsittelystä sähköpostitse vain, mikäli käytät samaa sähköpostiosoitetta, kuin minkä olet ilmoituksessa antanut. 

1. Ilmoitusten vastaanottaminen

REDUn sisäisen ilmoituskanavan ilmoituslomakkeella lähetetyt ilmoitukset tallentuvat ilmoituskanavajärjestelmäämme. Uudesta ilmoituksesta tulee tieto REDUn eettiselle toimikunnalle, joka pitää kirjaa ilmoituksesta ja sen käsittelystä. Saat eettiseltä toimikunnalta myös viestin, kun ilmoitus on vastaanotettu sekä tietoa ilmoituksen käsittelyn etenemisestä.

REDUn eettinen toimikunta:

  • sisäinen tarkastaja Marju Määttä
  • hallintosihteeri Tarja Piittisjärvi
  • johdon sihteeri Merja Meinilä.

Eettiseen toimikuntaan voit olla yhteydessä sähköpostiosoitteella ilmoituskanava@redu.fi. 

Eettinen toimikunta toimittaa ilmoituksen ko. toiminnasta vastaavalle vastuulliselle johdolle ilmoitusasian selvittämistä ja ratkaisun tekemisestä varten. Ilmoittajan nimi- ja yhteystietoja ei toimiteta vastuulliselle johdolle, joten vastuullinen johto ei tiedä ilmoittajan henkilöllisyyttä.

Eettinen toimikunta voi myös päättää, ettei ilmoitusta käsitellä ja käsittely lopetetaan, mikäli:

  • ilmoittaja ei ole antanut nimi ja yhteystietoja,
  • ilmoittaja ei ole REDUn sisäinen toimija,
  • ilmoituksen tiedot perustuvat juoruihin tai
  • kyse ei ole Rovaniemen koulutuskuntayhtymä REDUn toiminnasta.

Myös jos samasta asiasta on tehty aiemmin ilmoitus ja se on käsittelyssä tai käsitelty, ei asiaa oteta enää uudelleen käsittelyyn.

Ilmoittaja saa tiedon käsittelyn lopettamisesta.

Ilmoittajan nimi- ja yhteystietoja ei toimiteta vastuulliselle johdolle. Vain eettisen toimikunnan jäsenet tietävät ilmoittajan henkilöllisyyden. 

Ilmoittajan nimi- ja yhteystietoja voidaan toimittaa toimivaltaiselle viranomaiselle lakisääteiseen tietopyyntöön perustuen. Tämä voi tapahtua esim. siinä tapauksessa, että ilmoitusasiassa on tehty rikosilmoitus tai kanne oikeuteen ja Poliisi tai oikeuslaitos pyytää ilmoittajan tietoja.

Vastuullinen johto:

Ilmoitusasian selvittämisestä ja ratkaisun tekemisestä vastaa johto sen mukaan, mikä tai kenen vastuulla olevasta toiminnasta on kyse seuraavasti:

  • tulosaluejohtaja/rehtori, kun koskee ko. tulosalueen/oppilaitoksen toimintaa,
  • kuntayhtymän johtaja, kun koskee koko REDUa, REDUn konsernihallintoa tai REDUn sisäisiä palveluja tai
  • yhtymähallitus kuntayhtymän varajohtajan esityksestä, jos koskee kuntayhtymän johtajan toimintaa.

Ilmoitusasian selvittäminen

Vastuullisen johdon tehtävä on selvittää pitääkö ilmoituksessa esitetty asia paikkansa.

Mikäli ilmoitusasia pitää paikkansa, vastuullinen johto tekee asiasta ratkaisun.

Vastuullinen johto voi nimittää ilmoitusasian selvittämiseen mukaan myös muita asiantuntijoita.

2. Ilmoitusasian ratkaiseminen

Vastuullinen johto tekee ratkaisun ilmoitusasiasta. Ratkaisu voi päätös korjaavista toimenpiteistä tai ilmoitusasian käsittelyn siirtäminen toimivaltaiselle viranomaiselle tekemällä rikosilmoitus tai kanne oikeuteen ilmoitusasiassa.

Ratkaisu voi olla myös käsittelyn lopettaminen esim. seuraavissa tapauksissa:

  • ilmoitus ei pidä paikkansa,
  • ilmoittajalta ei saatu pyydettyjä lisätietoja asian selvittämiseksi,
  • ilmoitus perustuu vain kuulopuheisiin tai juoruihin,
  • ilmoitus ei koske REDUn toimintaa,
  • ilmoittaja on muu kuin REDUn sisäinen toimija,
  • kyse on vähäisestä rikkomuksesta,
  • sama asia on käsitelty aiemmin tai
  • saman asian käsittely on käynnissä aiemmin annetun toisen ilmoituksen perusteella.

Ilmoittaja saa tiedon tehdystä ratkaisusta tai käsittelyn lopettamisesta.