Tutkimusluvat
REDU koulutusorganisaationa ja työyhteisönä on mukana erilaisissa tutkimuksissa. Lähtökohtana tutkimustoimintaan osallistumisena on se, että tutkimuksesta on hyötyä REDUlle tai se tukee REDUn perustehtävän mukaista toimintaa.
Tutkimuslupa
Tutkimukseen täytyy saada lupa. Lupaa ei tarvita, mikäli kyse on lainsäädännön perusteella REDUa koskevasta tutkimuksesta tai että tutkimuksesta on erikseen sovittu kirjallisesti REDUn kanssa.
Tutkimuksen tulee olla tieteellinen tai historiallinen tutkimus ja sille tulee olla hyväksytty tutkimussuunnitelma. Kaupallisiin tutkimuksiin, mielipidetutkimuksiin, galluppeihin yms. emme lähtökohtaisesti anna tutkimuslupaa.
Tutkimus voidaan aloittaa vasta sen jälkeen, kun lupa on saatu. Takautuvasti emme myönnä lupaa.
Tutkimuksen toimeksiantaja
Tutkimuksella täytyy olla aina nimetty toimeksiantaja ja nimetty vastuuhenkilö. Toimeksiantaja vastaa mm. tutkimuksen laillisuudesta.
- Mikäli kyseessä on tutkijan omiin opintoihin liittyvä opinnäytetyö, projektityö, gradu, väitöskirjatutkimus tms., toimeksiantaja on hakija/hakijoiden opinnäytetyötä ohjaava oppilaitos ja vastuuhenkilö on tutkimusta ohjaava henkilö.
- Toimeksiantaja voi olla myös muu organisaatio tai tutkimuslaitos, jonka lukuun tutkimusta tehdään. Tällöin tutkimuksesta vastaa ko. tutkimuslaitos.
Tutkimuksessa jossa tutkimuksen kohteena ovat henkilöt, heidän näkemykset, mielipiteet tai heihin liittyvät mitkä tahansa tiedot ovat henkilötietoja käsitteleviä tutkimuksia.
Henkilöllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä ja henkilötiedoilla kaikkia häneen liittyviä tietoja.
Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan tietojen keräämistä, muokkaamista, analysointia, säilyttämistä ja hävittämistä.
Henkilötietoja voidaan käsitellä manuaalisesti esim. keskustellen, haastatellen, havainnoimalla, kirjoittaen ja/tai käyttäen automaattista tietojenkäsittelyä.
Tutkimuksissa käsitellään henkilötietoja kun:
- tutkimuksen kohderyhmänä ovat luonnolliset henkilöt ja
- tutkimusaineisto sisältää kohderyhmän henkilöihin liittyviä mitä tahansa tietoja.
Myös kohderyhmän henkilöiden nimet, heidän taustatiedot ja yhteystiedot ovat henkilötietoja. Esim. luettelo tutkimukseen osallistuvista henkilöistä sisältää henkilötietoja.
Erityiset henkilötietoryhmät
Sellaisten henkilötietojen käsittely, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys sekä geneettisten tietojen käsittely, biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten tai terveyttä koskevien tietojen taikka luonnollisen henkilön seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevien tietojen käsittelyä, REDU ei myönnä tutkimuslupaa, ellei tutkimukselle ole tehty tietosuojavaikutusten arviointia ja arvioinnin tietoja toimitettu tietosuojaviranomaiselle. (Tietosuojalaki 1050/2018, 31 §, 3.mom..) Em. tiedot eivät ole henkilötietoja silloin, jos esim. tietojen hankinta toteutetaan siten, että tiedoista ei suoraan tai välillisesti voi selvittää, kenen henkilön tiedoista on kyse eli käsittely on toteutettu täysin anonyymisti.
Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja voidaan käsitellä tutkimuksessa vain, kun tutkimus perustuu toimeksiantajan hyväksymään tutkimussuunnitelmaan (Tietosuojalaki 1050/2018, 31 §).
Tutkimukseen osallistuvien informointi
Henkilötietoja käsitellessä tutkimukseen osallistuvia on informoitava käsittelystä siten, kuin EU:n tietosuoja-asetus velvoittaa.
Käsittelyn minimointi ja tietoturva
Tietojen käsittely ja käsittelyaika on minimoitava ja tietojen käsittelyn ml. aineistojen säilyttäminen tulee tapahtua kaikissa vaiheissa tietoturvallisesti siten, ettei käsiteltävät henkilötiedot pääse missään vaiheessa sivullisille:
- Lähtökohtaisesti tutkimus tulee suunnitella siten, että minimoidaan henkilötietojen käsittely ja/tai henkilötiedot muutetaan anonyymeiksi tai pseudonymisoidaan.
- Henkilötietoja sisältäviä tutkimustietoja ja aineistoja on säilytettävä tietoturvallisesti noudattaen tutkimuksen toimeksiantajan tai REDUn tietoturvaohjeita.
Anonyymikyselyt
Anonyymikyselyissä on kyse henkilötietojen käsittelystä, kun tutkijalla on tieto kuka tai ketkä kuuluvat tutkimuksen kohderyhmään ja kyselyssä kysytään taustatietoja tai sellaisia kysymyksiä, joista vastaaja voi olla välillisesti tunnistettavissa. Anonyyminä annetun vastauksen tunnistaminen tietyn henkilön vastaukseksi on sitä helpompaa, mitä pienempi on kohderyhmä, mitä enemmän vastaajasta kysytään taustatietoja ja mitä enemmän vastaajista on tietoja toisaalla saatavilla.
Haastattelut, havainnointi yms.
Kun tutkimusaineistoja hankitaan haastatteluin tai havainnoimalla (seuraamalla tutkimuskohdetta) paikan päällä, etäyhteydellä/puhelimessa tai tallenteen välityksellä, kyse on henkilötietojen käsittelystä, kun tutkimuksen kohteena oleva henkilö on tunnettu, tunnistettu tai tunnistettavissa.
REDUn tietosuojavastaavalta tulee pyytää ennakkoon ennen luvan hakemista lausunto, joka voidaan liittää tähän hakemukseen, jolloin luvan hyväksymisen yhteydessä ei enää tarvita uutta lausuntoa tietosuojavastaavalta.
Tietosuojavastaavan tiedot löydät täältä >>
Lisätietoa tietosuojasta:
Tutkimusluvan hakeminen tapahtuu oheisella sähköisellä lomakkeella
Muista liitää hakemukseen hyväksytty tutkimussuunnitelma!
Hakemuksen käsittely
Lomakkeen vastaanottaa ensin REDUn tietosuojavastaava, joka tarkistaa hakemuksen ja tutkimussuunnitelman ja antaa siihen tietosuojavastaavan lausunnon.
Tämän jälkeen tutkimuslupahakemus toimitetaan päätöksentekokäsittelyyn.
Käsittelyssä voimme pyytää sinua täydentämään hakemusta. Esim. jos tutkimussuunnitelma puuttuu, emme voi antaa tutkimuslupaa.
Myönteinen päätös
Mikäli päätöskäsittelyssä päätämme antaa tutkimusluvan, lähetämme sinulle hakemuksen ja lähettämäsi tutkimussuunnitelman allekirjoituksella vahvistettavaksi. Allekirjoitus tapahtuu sähköisesti omalla verkkopankkitunnuksella tai mobiilitunnistautumisella. Saat allekirjoituslinkin sähköpostiisi. Päätöksentekijä allekirjoittaa tutkimuslupapäätöksen vasta hakijan tai hakijoiden (tutkijan/tutkijoiden) allekirjoituksen jälkeen.Tämän jälkeen saat päätöksen sähköpostiisi heti kun se on allekirjoitettu ja voit aloittaa tutkimuksen toteuttamisen.
Kielteinen päätös
Mikäli saat kielteisen päätöksen, saat sen suoraan päätöksentekijän allekirjoituksen jälkeen sähköpostiisi.
Tutkimusluvista päättäminen
REDUn hallintosäännön 19.12.2023 mukaan tutkimusluvasta päättää joko kuntayhtymän johtaja tai oppilaitoksen rehtori:
- Yhtä REDUn oppilaitosta eli Lapin koulutuskeskus REDUa, Santasport Lapin Urheiluopistoa tai Lapin kesäyliopistoa tai niiden osaa koskevan tutkimuksen tutkimusluvasta päättää oppilaitoksen rehtori (Hallintosääntö 18 b §, kohta 12).
- Koko kuntayhtymää, sisäisiä palveluja tai molempia oppilaitoksia koskevasta tutkimusluvasta päättää kuntayhtymän johtaja (Hallintosääntö 13 §, kohta 15).
- REDU Edu Oy:tä tai Santasport Finland Oy:tä koskevasta tutkimuksesta päättää yhtiön toimitusjohtaja.
Tutkimuksista sopinen
Tutkimuksista voidaan myös sopia REDUn kanssa. Sopimuksen tulee olla allekirjoitettu. Allekirjoittajana tulee olla em. REDUn hallintosäännön mukainen tutkimusluvasta päättävä henkilö, jolloin ei tarvita erillistä tutkimuslupaa.